Outlook 2010のキーボードショートカット

メールのスレッドビューが使いたくてOutlook 2007からOutlook 2010に移行したのだが、結構気に入っている。移行当初は、色分類項目が今までどおり使えなかったり、ときおり異常終了するので、だめなバージョンかなぁと思ったのだが、使い込んでいくうちに快適になってきた。

というか、いままでOutlookに備わっていたキーボードショートカットを使っていなかっただけかもしれない。私が重宝しているショートカットを。

(1) 色分類項目の設定：Control + Fn
色分類項目は、いわゆるタグだ。メールにタグを付けることを、Outlookでは色分類項目といっている。検索条件を設定した仮想フォルダで、色分類項目ごとの仮想フォルダを作れる。タグの考え方ができる前は、メールを分類するにはどれか１つのフォルダに保存しなければならなかった。タグ＋仮想フォルダの場合、メールにタグを複数付けることができて、そのメールは複数の仮想フォルダに表れる。どの分類にするか迷う場合に、関係するタグを全部付けちゃえばよいので、考える時間が減る。

キーボードショートカットを使わずに設定する場合は、色分類項目設定のリボンをクリックして、どれを設定するか選択する。複数の分類項目を付ける場合は、これを何回かやらなければならない。

キーボードショートカットを使う場合は、Control + Fnで色分類項目を設定できる。Fnでどの色分類項目を設定するかは、もちろん、自由に設定できる。マウスでやる場合よりも、圧倒的に早い。どういう設定にしたか覚えなければならないが、私の場合、頻繁に使う分類はそうないので、覚えるのは苦ではない。間違えても、同じショートカットをたたけば間違えて設定した分類項目は削除されるので、やり直すだけ。また、Outlook 2010では、IMAP4サーバを使っている場合は、色分類項目設定のリボンが有効になっていないので、キーボードショートカットで設定するしかない。

ちゅーか、メール捜すときは検索するので、あんまり分類に意味はないという気もしてきている。後で参照するための受信トレイに残しているときに、なんとなく捜しやすい、というくらいの意味はあるが。

(2) クイック操作：Control + Shift + n
Outlook 2010から導入されたクイック操作は、めちゃ便利だ。いってみればExcelのマクロだ。あるアイテムに対する一連の操作を一まとめとすることができる。私が設定しているのは、メールのアーカイブフォルダへの移動だ。何のことはない操作だが、マウスでやろうとすると、メールを選択して、アーカイブフォルダのアイコンへドロップする、という操作になる。少量のメールなら別に良いが、たくさんのメールがある場合はこれが煩雑だ。

クイック操作を定義すると、１クリックでメールアーカイブへの移動ができる。かつ、これにキーボードショートカットが設定可能だ。これで、ドラッグ＆ドロップすることなく、メールをアーカイブフォルダに移動できる。

私は、受信トレイをToDoリストのようにしている。処理が終わっていないメールは受信トレイに残し、読み終わったメールはアーカイブに移している。だから、アーカイブに移す操作は頻繁に発生するので、これをキーボードショートカットでできるのは、作業効率化にとても貢献している。スレッドビューでは、１つのスレッドをまとめてアーカイブフォルダに移動できるので、更に作業工数を減らせている。

ドラック＆ドロップの操作をすることがなくなったので、フォルダツリーのビューは隠してしまうようになった。これで、Outlookのウィンドウをより広く使えるようになる、という別の効果も感じる。

また、特定のメーリングリストへのメールの転送なども、クイック操作で自在に定義可能だ。

(2)は工夫次第では、大幅にメール作業の効率を改善してくれる代物だと思う。